fbpx

Klachtenprocedure

Deze procedure is opgesteld om te waarborgen dat klachten op een correcte en tijdige wijze worden verwerkt en afgehandeld. Wij waarderen alle feedback die ons kan helpen de kwaliteit van ons werk te verbeteren. Alle klachten worden serieus genomen en wij zullen ons uiterste best doen om aan de verwachtingen van onze klanten te voldoen.

De procedure geldt voor alle klachten van klanten, potentiële klanten of andere belanghebbenden die betrekking hebben op onze diensten of onze wijze van bedrijfsvoering.

Onder een klacht wordt verstaan iedere vorm van bezwaar tegen de inhoud van onze diensten, de wijze van dienstverlening en de wijze waarop wij ons werk organiseren en uitvoeren.

Procedure
Bij het indienen van een klacht dienen minimaal de volgende gegevens te worden vermeld:

Naam van de persoon die de klacht indient
E-mailadres
Onderwerp
De reden van de klacht

Initiële afhandeling
De afzender ontvangt binnen 10 werkdagen een eerste schriftelijke reactie via mail. De ontvangen
en verzonden mails blijven bewaard in de email account klachten@systo.be

Nemen van maatregelen
De persoon die verantwoordelijk is voor de afhandeling van de klacht zal zorgdragen dat een analyse van de klacht plaatsvindt en op basis daarvan besluiten of een onmiddelijke correctieve maatregel noodzakelijk is.

Schriftelijke beslissing
Een schriftelijke reactie op de klacht zal worden opgesteld en toegezonden aan de klant.
De klant zal worden geïnformeerd over de (verdere) procedure die gevolgd kan worden indien de schriftelijke reactie niet naar tevredenheid is.

Vertrouwelijkheid
Klachten die betrekking hebben op de handelingen en/of prestaties van een van onze coaches
zullen worden behandeld en beantwoord door de zaakvoerder. Dit gebeurt na overleg met de
betrokken coach. Alle overige klachten zullen vertrouwelijk worden behandeld, tenzij anders is
overeengekomen met degene die de klacht heeft ingediend.

Vorm
U kunt uw klacht via het online klachtenformulier op deze website kenbaar maken. Verder kan dat per e-mail of per post naar:

SYSTO bv
Schimpenstraat 138/5
3511 Hasselt